Signature numérique sur Word : mode d’emploi

Publié le : 15 juin 202114 mins de lecture

Vous souhaitez ajouter votre signature à un document que vous rédigez dans Word, mais vous n’avez pas la moindre idée de la façon de procéder ? Alors heureusement pour vous, vous avez trouvé le bon guide, au bon moment. En effet, si vous m’accordez quelques instants de votre précieux temps, je peux vous expliquer personnellement comment réaliser l’opération en question.

Dans les lignes qui suivent, nous allons donc découvrir ensemble comment réaliser la signature numérique sur Word, aussi bien en agissant à partir de la version « classique » du programme pour Windows et macOS qu’à travers les smartphones et les tablettes, en utilisant l’application mise à disposition par Microsoft pour les utilisateurs d’Android et iOS. Si vous ne voulez ou ne pouvez pas télécharger un nouveau logiciel sur votre appareil, sachez que la chose est également réalisable via le Web, en utilisant la version en ligne de Word.

Mais maintenant, trêve de bavardage et passons à l’action ! Asseyez-vous confortablement, concentrez-vous sur ce qui est rapporté et vous verrez qu’au final, vous pouvez être très heureux et satisfait du résultat. Cela dit, je vous souhaite, comme d’habitude, une bonne lecture et je vous souhaite bonne chance pour tout !

Signatures numériques : ce qu’il faut savoir avant de commencer

Avant de commencer, sachez qu’il y a quelques informations préliminaires à ce sujet. Au cas où vous ne le sauriez pas encore, sachez qu’il existe différents types de signatures que vous pouvez apposer sur des documents, dont certaines ont une pleine valeur juridique. Vous les trouverez tous dans la liste suivante.

Signature électronique « simple » : consiste à scanner ou à dessiner, à l’aide d’un dispositif « générique » (un stylo tactile ou une souris), sa propre signature. Dans ce cas, la valeur juridique est perdue, car l’utilisation d’instruments capables de garantir l’authenticité et l’intégrité des documents signés n’est pas prévue. En tout état de cause, il appartient au juge d’apprécier, au cas par cas, si une telle signature électronique est authentique ou non.

Signature électronique avancée : il s’agit d’un type de signature électronique qui est généré par des moyens permettant de prouver l’intégrité du document et sur lesquels le signataire a un contrôle exclusif et direct. Il a une valeur juridique, sauf dans la conclusion de contrats immobiliers.

Signature électronique qualifiée : représente l’une des formes les plus avancées de signature électronique. Elle peut être appliquée au moyen d’outils qualifiés, tels que les kits émis par les organismes certificateurs, couplés à l’utilisation d’un logiciel compagnon, auquel il faut « alimenter » le document de référence, en saisissant le mot de passe du compte utilisateur de la signature, en sélectionnant le certificat et en tapant le code OTP généré par le dispositif de signature à distance. Elle a une pleine valeur juridique et certifie l’originalité et aussi l’intégrité des documents qui ont été signés de cette manière.

Signature électronique numérique : il s’agit également d’une signature ayant une pleine valeur juridique, car elle implique l’utilisation de systèmes cryptographiques asymétriques, c’est-à-dire de systèmes cryptographiques dans lesquels une paire de clés (une privée et une publique) est utilisée pour vérifier l’originalité et l’intégrité des documents signés.

Comment créer une signature numérique sur Word à partir d’un ordinateur ?

Vous souhaitez comprendre comment signer numériquement Word sur votre ordinateur, en utilisant la version classique du programme pour Windows et macOS ? On va vous expliquer comment faire, c’est un vrai jeu d’enfant. On vous dira que vous pouvez le faire de différentes manières : en insérant l’image scannée de votre signature, en traçant la signature sur le moment avec une souris ou un stylet ou en insérant la signature électronique numérique, en utilisant un service reconnu par Microsoft.

Cela dit, la première étape consiste à lancer Word sur votre PC, en sélectionnant le raccourci correspondant dans le menu Démarrer (si vous utilisez Windows) ou dans le Launchpad (si vous utilisez macOS).

Il faut savoir que vous devez disposer d’un compte Microsoft et que cette opération n’est pas gratuite. Pour cela, en fait, il faudra s’abonner à Office 365 (avec des coûts à partir de 7 euros/mois), mais il est possible de l’essayer gratuitement pendant 30 jours.

Par la suite, lorsque la fenêtre Word apparaît sur votre écran, rédigez le document dans lequel vous souhaitez insérer la signature, en allant dans la section Nouveau de la barre latérale gauche et en cliquant sur l’élément Document vierge à droite, ou en sélectionnant l’un des modèles disponibles. Vous pouvez également ouvrir un fichier précédemment rédigé en sélectionnant l’onglet Ouvrir dans la barre latérale et en choisissant de le prendre depuis OneDrive, votre ordinateur ou un autre emplacement.

Maintenant que vous visualisez le document, si vous voulez insérer l’image numérisée de votre signature, cliquez à l’endroit du document où vous voulez insérer votre signature, puis sélectionnez l’onglet Insertion en haut, cliquez sur le bouton Images et sélectionnez le fichier numérisé. Cliquez ensuite sur le bouton Insérer.

Après avoir inséré l’image de la signature dans le document, si vous le jugez nécessaire, vous pouvez la redimensionner et choisir comment placer le texte adjacent : en ce qui concerne le positionnement, amenez le curseur de la souris sur l’un des points du rectangle de sélection de l’image de la signature, cliquez dessus et, en maintenant la pression, faites-le glisser. Pour définir le positionnement du texte, cliquez plutôt sur le bouton Options de mise en page qui apparaît directement à côté de l’image et faites votre choix dans le menu qui s’ouvre.

Que faire si vous n’avez pas de scanner ?

Si vous ne disposez pas d’un scanner de signature et que vous souhaitez dessiner la signature sur le moment, vous pouvez utiliser les outils de dessin intégrés de Word : après avoir cliqué sur le point où vous souhaitez signer, sélectionnez l’onglet Dessin en haut et cliquez sur le type de stylo que vous souhaitez utiliser. Pour ajuster ses propriétés, comme l’épaisseur et la couleur, cliquez sur la petite flèche à côté du stylo choisi et utilisez le menu qui s’ouvre.

Ensuite, signez votre document en utilisant le curseur de la souris. Si vous voulez utiliser une tablette graphique ou un autre périphérique de saisie ou l’écran de l’ordinateur (s’il est tactile), cliquez d’abord sur le bouton Input Editor en haut de l’écran.

Voulez-vous ajouter la signature numérique à votre document ? Procédez ensuite comme suit : cliquez sur l’endroit du document où vous souhaitez insérer la signature, cliquez sur l’onglet Insertion situé en haut et sélectionnez l’icône avec le papier et le stylo située en haut à droite, pour utiliser la Ligne de signature.

Dans la boîte qui s’ouvre, tapez le nom de la personne qui doit signer dans le champ Signataire suggéré, indiquez le titre de la personne dans le champ de texte Titre du signataire suggéré, indiquez l’adresse électronique du signataire recommandé dans le champ de texte Signataire suggéré, entrez des instructions pour le signataire dans le champ de texte Signataire suggéré, et enfin, choisissez si vous voulez permettre au signataire d’ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue de signature et si vous voulez afficher la date dans la ligne de signature, puis cliquez sur le bouton OK.

Pour signer numériquement le document dans lequel la ligne de signature a été insérée, vous devrez alors double-cliquer sur le champ de signature, cliquer sur le bouton Oui et suivre les instructions proposées par Microsoft sur la page web qui s’ouvrira dans votre navigateur.

En plus de ce qui précède, vous pouvez également insérer la signature numérique de manière invisible. Pour ce faire, cliquez sur le menu Fichier dans le coin supérieur gauche, sélectionnez l’élément Information dans le menu qui apparaît, cliquez sur le bouton Protéger le document, choisissez l’option Ajouter une signature numérique et procédez de la même manière que je l’ai indiqué précédemment.

Comment créer une signature numérique sur Word Online ?

Si vous n’avez pas Word installé sur votre ordinateur ou si vous souhaitez une alternative au programme de traitement de texte « classique » de Microsoft, je vous informe que vous pouvez compter sur Word Online, accessible depuis n’importe quel navigateur et système d’exploitation et totalement gratuit, pour insérer l’image d’une signature manuscrite préalablement scannée. La seule exigence, pour l’utiliser, est de posséder un compte Microsoft.

Pour utiliser Word en ligne, ouvrez le navigateur que vous utilisez habituellement sur votre ordinateur pour surfer sur le web (par exemple Chrome), allez sur la page d’accueil du service et connectez-vous à votre compte Microsoft.

A présent, rédigez le document Word que vous souhaitez signer en cliquant sur le bouton Nouveau document vierge ou en sélectionnant l’un des modèles existants. Vous pouvez également sélectionner un document précédemment rédigé, soit en le prenant dans OneDrive en cliquant sur le lien Plus dans OneDrive, soit en le téléchargeant maintenant en cliquant sur le lien Télécharger et ouvrir.

Une fois que vous avez ouvert l’éditeur Word Online avec votre document, cliquez sur l’endroit où vous voulez insérer votre signature, puis sur l’onglet Insertion en haut. Ensuite, sélectionnez l’onglet Image en haut et choisissez dans le menu déroulant l’image de votre signature que vous avez préalablement scannée sur votre ordinateur, puis sélectionnez le fichier qui vous intéresse et cliquez sur le bouton Insérer.

Il ne vous reste plus qu’à redimensionner l’image (si nécessaire) et à choisir comment positionner le texte adjacent. Pour modifier la taille de l’image, placez le pointeur de la souris sur l’un des points du rectangle de sélection de l’image de signature, cliquez dessus et faites-le glisser tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé. Pour le positionnement du texte, sélectionnez l’onglet Image en haut, cliquez sur le menu Disposition du texte et faites votre choix à partir de là.

Lorsque les modifications sont terminées, vous pouvez enregistrer le fichier en cliquant sur le menu Fichier en haut à gauche, en sélectionnant Enregistrer sous, puis soit Enregistrer sous pour enregistrer le document sur OneDrive, soit Télécharger une copie pour enregistrer le fichier localement.

Comment signer numériquement Word à partir de smartphones et de tablettes ?

Découvrons maintenant comment signer numériquement Word à partir de smartphones et de tablettes, en utilisant l’application du célèbre outil de traitement de texte disponible pour Android et iOS/iPadOS. L’application correspond à peu près aux caractéristiques du programme informatique, mais vous pouvez l’utiliser gratuitement, à condition d’être connecté à votre compte Microsoft et que l’appareil utilisé ait une taille égale ou inférieure à 10,1″. Sinon, vous devez vous abonner au service Office 365 (à partir de 7 euros par mois). Il faut donc noter que dans ce cas précis, il est possible d’apposer la signature en la dessinant directement sur l’écran de l’appareil, avec les doigts ou avec un stylet.

Cela dit, pour signer numériquement un document avec Word sur votre appareil mobile, prenez d’abord l’appareil, déverrouillez-le, accédez à l’écran d’accueil et sélectionnez l’icône de l’application (celle avec le « W » et la feuille). Si Word n’est pas encore installé sur votre appareil, vous pouvez y remédier en vous connectant à la section correspondante du Play Store (sur Android) et de l’App Store (sur iOS/iPadOS) et procéder à partir de là.

Maintenant que vous voyez l’écran principal de l’application, rédigez le document Word sur lequel vous voulez signer, en tapant sur l’élément Document vierge, en tapant sur l’élément Nouveau de la barre d’outils, ou en sélectionnant l’un des modèles disponibles. Si vous avez déjà rédigé le fichier qui vous intéresse, vous pouvez le prendre depuis OneDrive, l’iPad ou un autre emplacement, en allant d’abord à la section Ouvrir.

Ensuite, si vous utilisez un smartphone, appuyez d’abord sur le bouton avec le « A » et le crayon en haut, puis sélectionnez l’élément Dessin dans le menu en bas à gauche et touchez les mots Démarrer la saisie au stylo qui y sont associés.

Choisissez ensuite le stylo que vous souhaitez utiliser dans la barre d’outils située en bas, réglez l’épaisseur et la couleur en double-cliquant sur son icône et en agissant sur le menu qui s’ouvre, puis tracez la signature sur l’écran du téléphone où vous souhaitez l’insérer.

Si vous utilisez Word à partir d’une tablette, sélectionnez l’onglet Dessin en haut de l’écran et, si vous n’avez pas l’intention d’utiliser un stylet, assurez-vous que le commutateur sous Dessin au doigt est réglé sur ON (sinon, vous pouvez le faire vous-même).

À ce stade, choisissez le stylo que vous souhaitez utiliser dans la barre d’outils située en haut. Si vous le souhaitez, vous pouvez également régler son épaisseur et sa couleur, en double-cliquant sur son icône et en agissant sur le menu qui s’ouvre. Ensuite, tracez la signature sur l’écran de votre appareil à l’endroit exact où vous voulez la mettre et le tour est joué.

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