Comment enregistrer un document Word en PDF ?

Publié le : 15 juin 202114 mins de lecture

Vous venez de terminer la rédaction d’un document Word et vous devez maintenant le livrer en permanence à vos collègues ou clients. Puisque Word vous permet de modifier le contenu, vous souhaitez convertir le document en PDF avant de le distribuer pour rendre l’édition de son contenu plus compliquée, mais malheureusement, vous ne savez pas comment le faire. Attendez une minute ! Votre question est plus facile à répondre que vous ne le pensez et ceci va vous la révéler.

Dans le guide d’aujourd’hui, ceci pourait vous montrer comment enregistrer un document Word au format PDF à l’aide de certains éditeurs de texte disponibles sur Windows et macOS. Ceci va également vous expliquer comment utiliser une imprimante virtuelle pour convertir des documents en PDF, quel que soit le programme utilisé pour les ouvrir. Si vous avez l’habitude de voyager et de garder vos fichiers à portée de main sur les smartphones et les tablettes, ne vous inquiétez pas, ceci vous montrerai également quelques outils pour Android et iOS qui peuvent vous être utiles.  

Enregistrer un document Word en PDF sur PC

En travaillant sur un ordinateur, vous pouvez enregistrer un document Word en PDF à l’aide d’un logiciel de traitement de texte ou d’une imprimante PDF virtuelle, qui doit déjà être installée dans votre système d’exploitation ou, en tout cas, vous pouvez l’obtenir facilement et gratuitement. Voici comment procéder en détail.

Microsoft Word (Windows/macOS)

Microsoft Word est un logiciel de traitement de texte faisant partie de la suite Microsoft Office. Ce n’est pas un programme gratuit et vous devez acheter une licence ou souscrire à un abonnement mensuel pour l’utiliser. Le coût de la licence unique, qui comprend Word, Excel, PowerPoint et OneNote. S au contraire, vous souhaitez vous abonner, en plus des programmes mentionnés dans les lignes précédentes, également Outlook, Publisher et Access.

Si vous souhaitez acheter cette suite de Microsoft, vous pouvez vous rendre sur les pages web officielles de Windows ou de MacOS sur le site officiel. Toutefois, si vous souhaitez d’abord tester la fonctionnalité de ces programmes, vous pouvez vous inscrire à l’essai gratuit de 30 jours en cliquant sur ce lien et en cliquant sur le bouton Essai gratuit pendant un mois.

Vous devrez utiliser un compte Microsoft et un système de paiement valide (carte de crédit ou PayPal) pour activer l’essai gratuit. Ne vous inquiétez pas, car aucun montant ne sera retiré avant l’expiration du procès. Maintenant, il suffit de suivre les instructions à l’écran pour terminer le processus d’activation du compte d’essai. Si vous souhaitez en savoir plus sur la création d’un compte et sur la manière de télécharger et d’installer Microsoft Office, ceci vous suggère de lire ce guide.

Mais maintenant, passons aux choses sérieuses : après avoir ouvert le document avec Microsoft Word, cliquez sur le bouton Fichier dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Enregistrer sous dans le menu contextuel. Sur l’écran qui apparaît, appuyez sur le bouton Parcourir et sélectionnez l’option PDF sous Enregistrer sous.

Choisissez ensuite un dossier sur votre ordinateur où placer le fichier PDF et confirmez la procédure en appuyant sur le bouton Enregistrer. Si vous souhaitez réduire la taille du fichier PDF (sans la qualité du contenu graphique), avant d’appuyer sur le bouton Enregistrer, activez l’option Taille minimale.

LibreOffice (Windows/macOS/Linux)

Comme Microsoft Word est un programme payant, vous pouvez envisager d’utiliser un programme gratuit pour le remplacer, tel que Writer. Ce programme open source fait partie d’une suite d’outils de productivité appelée LibreOffice, qui est disponible gratuitement sur Windows, MacOS et Linux.

Si vous souhaitez l’utiliser, rendez-vous sur le site officiel et cliquez sur le bouton Télécharger la version x.x. À ce stade, le téléchargement automatique du fichier .msi sous Windows ou du fichier .dmg sous macOS démarre.

Lorsque le téléchargement est terminé, sous Windows, double-cliquez sur le fichier que vous venez de télécharger et, sur l’écran affiché, appuyez sur Suivant deux fois de suite. Cliquez ensuite sur le bouton Installer, puis sur Oui dans la fenêtre de contrôle du compte d’utilisateur Windows. Lorsque l’installation est terminée, appuyez sur le bouton « Terminer » pour fermer l’écran.

Sous MacOS, il suffit de double-cliquer sur le fichier .dmg et de faire glisser l’icône de LibreOffice dans le dossier Applications. Comme LibreOffice est en langue anglaise sur macOS, vous pouvez le traduire en téléchargeant le paquet de langue italienne sur le site officiel, en cliquant sur le bouton Translated User Interface, puis en sélectionnant un fichier .dmg. Une fois le téléchargement terminé, ouvrez LibreOffice depuis le dossier Applications de macOS en cliquant avec le bouton droit de la souris sur son icône, en sélectionnant Ouvrir dans le menu contextuel et en répondant à l’avertissement qui apparaît à l’écran (cette opération doit être effectuée pour contourner les restrictions d’Apple concernant les applications de développeurs non certifiés).

Maintenant, fermez LibreOffice en appuyant sur la combinaison cmd w, puis ouvrez le pack dmg du pack tradition en double-cliquant dessus, et lancez l’exécutable du pack de langue LibreOffice en faisant un clic droit dessus, en sélectionnant Ouvrir dans le menu contextuel et en répondant Ouvrir à l’avertissement qui apparaît à l’écran. Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir, puis sur celui qui s’appelle Installer. Si une alerte apparaît concernant les autorisations nécessaires pour exécuter le logiciel, cliquez sur Oui, identifiez-moi, saisissez votre mot de passe d’administration Mac et cliquez sur OK deux fois de suite pour terminer l’installation du paquet de traduction LibreOffice.

Il ne vous reste plus qu’à ouvrir le document au format .doc ou .docx avec LibreOffice et à cliquer sur Fichier > Exporter sous > Exporter en PDF. Dans la capture d’écran qui s’affiche, vous pouvez configurer certains paramètres pour enregistrer votre document en tant que document PDF, comme la qualité de l’image, le cas échéant, ou limiter certaines fonctions du document avec un mot de passe. Lorsque vous êtes prêt, il vous suffit d’appuyer sur le bouton Exporter puis sur le bouton Enregistrer pour terminer l’opération.

Imprimante virtuelle PDF

En plus de la possibilité d’utiliser l’enregistrement direct des documents Word au format PDF via des programmes de traitement de texte, vous pouvez également utiliser l’imprimante virtuelle. Dans les lignes qui suivent, ceci vous montrerai comment utiliser cet outil à la fois sur Windows et MacOS.

Imprimante par défaut de Windows

Sous Windows, ouvrez le document Word à l’aide d’un traitement de texte, tel que WordPad ou Microsoft Word, et repérez la barre de menu en haut. Sélectionnez ensuite Fichier > Imprimer pour prévisualiser le document sur le nouvel écran.

Maintenant, sélectionnez parmi les imprimantes disponibles celle appelée Microsoft print to PDF et appuyez ensuite sur le bouton Print pour ouvrir l’écran d’enregistrement du fichier. Choisissez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez placer le document PDF et cliquez sur le bouton Enregistrer. C’était facile, n’est-ce pas ?

doPDF

Si votre ordinateur n’est pas équipé de la dernière version de Windows, vous n’aurez peut-être pas le même confort que celui que ceci vous ai montré au chapitre précédent, en utilisant l’imprimante PDF par défaut de votre système d’exploitation.

Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers des solutions tierces, telles que le doPDF. Cet outil est gratuit et crée une imprimante virtuelle qui vous permet d’enregistrer des documents Word au format PDF. Il existe également une version payante, NovaPDF, au prix de 30 dollars, qui ajoute la possibilité de crypter, de signer numériquement ou d’insérer des filigranes, pour ne citer que quelques exemples.

Si vous êtes intéressé par le doPDF, rendez-vous sur le site officiel du programme et cliquez deux fois de suite sur le bouton Download Now, sur les deux pages qui vous sont présentées. Le téléchargement du fichier .exe lié au logiciel commence alors. Après l’avoir téléchargé, double-cliquez dessus et, sur l’écran d’installation, décochez la case Installer le complément pour Microsoft Office. Maintenant, appuyez sur le bouton Installer maintenant et choisissez Oui dans la fenêtre de contrôle du compte d’utilisateur. Attendez ensuite que l’installation soit terminée et fermez l’écran avec le bouton « Fermer ».

Il vous suffit maintenant d’ouvrir un document Word au format .doc ou .docx, via Microsoft Word ou tout autre programme de traitement de texte compatible). Une fois que cela est fait, sélectionnez Fichier > Imprimer dans la barre de menu et choisissez l’imprimante doPDF dans la liste. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer et choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document PDF, en utilisant le bouton Parcourir, puis confirmez l’opération en cliquant sur le bouton OK.

Imprimante MacOS par défaut

Sous macOS, ouvrez le document Word à l’aide de l’application Preview ou de tout autre outil de visualisation de documents, comme Pages ou Microsoft Word. Maintenant, cliquez sur Fichier > Imprimer en haut à gauche de la barre de menu et, sur l’écran affiché, cliquez sur le bouton PDF en bas à gauche.

Maintenant, dans le menu contextuel qui vous est présenté, choisissez l’élément Enregistrer en PDF et indiquez le nom du fichier dans le champ Enregistrer sous et choisissez le dossier où placer le fichier PDF, via le champ Situé dans. Il ne vous reste plus qu’à appuyer sur le bouton « Enregistrer » pour confirmer l’opération.

Dans macOS, il existe également une autre fonction permettant d’enregistrer un document Word au format PDF. Lorsque vous ouvrez le document avec l’application Aperçu ou Pages, il suffit de sélectionner Fichier > Exporter en PDF dans la barre de menu pour enregistrer immédiatement le document en PDF. Vous devrez indiquer le nom du fichier et le dossier où le placer. Confirmez ensuite l’opération en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

À consulter aussi : Comment réduire la taille d'un fichier ?

Enregistrez un document Word en PDF sur votre smartphone et votre tablette

Si vous n’avez pas la possibilité d’utiliser un ordinateur pour enregistrer un document Word en PDF, vous pouvez profiter des fonctionnalités par défaut des smartphones et des tablettes fonctionnant sous Android ou iOS. Dans les prochaines lignes, ceci vous expliquerai comment procéder pour enregistrer vos documents au format PDF sur des appareils mobiles.

Android

Si vous possédez un smartphone ou une tablette Android, il serait heureux de savoir que vous pouvez utiliser l’imprimante PDF par défaut de ce système d’exploitation. La première chose à faire est de localiser l’emplacement du document Word que vous devez enregistrer en PDF : s’il se trouve dans la mémoire de l’appareil, vous pouvez utiliser l’application Microsoft Word, tandis que si vous consultez le fichier directement en ligne via Google Documents, vous pouvez procéder directement à son enregistrement en PDF. Mais allons-y dans l’ordre.

Si vous avez téléchargé un document Word dans la mémoire de votre smartphone ou tablette Android, installez gratuitement l’application Microsoft Word du Play Store. Une fois que vous avez atteint le lien que ceci vous fourni, cliquez sur le bouton Installer, puis sur Ouvrir. Une fois cela fait, ouvrez le document avec cette application : lorsque vous atteignez la position du document dans la mémoire du téléphone et que vous tapez dessus, un petit écran s’affiche où vous devez sélectionner Word comme application d’affichage.

Après avoir ouvert le document, tapez sur l’icône ☰ en haut à droite et sélectionnez Imprimer dans le menu contextuel. Ensuite, appuyez sur le bouton « Autoriser » et sur le bouton « Sélectionner l’imprimante » en haut. Parmi les options affichées, appuyez sur l’option Enregistrer en PDF, puis sur le bouton portant le symbole d’une disquette. Il vous sera demandé où placer le fichier que vous souhaitez enregistrer – choisissez le dossier sur la mémoire de votre appareil Android ou sur Google Drive et appuyez sur le bouton Enregistrer en bas.

Si, par contre, vous consultez un document en ligne qui se trouve sur Google Documents, tapez sur l’icône avec le symbole ⋮ dans le coin supérieur droit. Dans le menu contextuel qui apparaît, appuyez sur les éléments Partager et Exporter > Imprimer, puis appuyez sur l’icône Sélectionner l’imprimante en haut et choisissez Enregistrer en PDF. Appuyez maintenant sur le bouton portant le symbole d’une disquette et sélectionnez le dossier où vous souhaitez placer le fichier PDF (vous pouvez également l’enregistrer en ligne sur Google Drive). Confirmez ensuite l’opération en appuyant sur le bouton « Sauvegarder » en bas.

iOS

Sur l’iPhone et l’iPad, vous pouvez enregistrer des documents Word au format PDF grâce à une fonction peu intuitive de l’iOS. La procédure à suivre consiste à ouvrir un document Word, puis à cliquer sur l’icône de partage (celle qui comporte une flèche vers le haut). Dans le menu contextuel qui s’affiche, faites défiler les éléments et sélectionnez celui qui s’appelle Imprimer. Une fois que vous avez vu un aperçu du document, zoomez sur l’aperçu avec vos doigts pour l’agrandir.

Ensuite, appuyez sur l’icône de partage dans le coin supérieur droit et sélectionnez la destination où vous voulez placer le fichier PDF. Vous pouvez choisir de le partager au sein d’une application ou utiliser le bouton « Enregistrer dans un fichier » pour l’enregistrer dans la mémoire de l’appareil ou dans iCloud.

Si vous souhaitez utiliser un autre système pour enregistrer des documents Word au format PDF, vous pouvez recommander l’application gratuite Commandes. C’est un outil qui vise à automatiser les opérations en utilisant l’automatisation à importer dans l’application. Dans ce cas particulier, vous pouvez utiliser cette commande pour ajouter des commandes à l’application afin de convertir n’importe quel document au format PDF.

À découvrir également : Comment envoyer un document Word par courriel ?

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